Van dagen handmatig controleren naar één ochtend automatisering
In organisaties die werken met infrastructuur, telecom of technisch onderhoud ontstaan iedere maand enorme hoeveelheden registraties. Denk aan uitgevoerde werkzaamheden, locatiegegevens, meterstanden, gebruiksdata, onderaannemers en correcties. Vaak wordt deze informatie verzameld vanuit verschillende systemen, Excel-bestanden en losse registraties.
Het gevolg? Aan het einde van de maand begint een tijdrovend proces van controleren, vergelijken en corrigeren.
De uitdaging: tientallen facturen handmatig controleren
Een organisatie binnen de infrastructuursector werkte met tientallen leveranciers en uitvoerende partijen die werkzaamheden uitvoerden op verschillende locaties in Nederland.
Elke maand werden alle registraties verzameld:
- uitgevoerde werkzaamheden
- gebruiksgegevens van installaties
- kostenplaatsen
- projectcodes
- correcties en crediteringen
Deze gegevens kwamen binnen via exports en Excel-bestanden en moesten vervolgens handmatig gecontroleerd worden voordat facturen verwerkt konden worden.
Daarnaast moesten alle facturen:
- gekoppeld worden aan de juiste kostenplaats
- voorzien worden van de juiste grootboekrekening
- gecontroleerd worden op afwijkingen
- verwerkt worden in het financiële systeem
Een proces waar medewerkers meerdere dagen — soms meer dan een week — mee bezig waren.
Van handmatige verwerking naar automatische selfbilling
Met eSelfBilling werd het volledige proces geautomatiseerd.
Alle registraties worden nu automatisch:
- verzameld
- gecontroleerd
- verrijkt
- gekoppeld aan project- en financiële data
Op basis van deze gegevens genereert eSelfBilling automatisch de juiste facturen namens leveranciers en uitvoerende partijen.
Correcties en creditregels kunnen direct worden meegenomen in dezelfde factuur, waardoor losse correctiefacturen niet meer nodig zijn.
Het resultaat
Waar het controleren en verwerken voorheen dagen kostte, is het proces nu teruggebracht naar slechts een ochtend werk.
De voordelen:
- Minder handmatige controles
- Minder fouten en afwijkingen
- Automatische boeking op juiste kostenplaatsen
- Snellere verwerking via Peppol
- Eén overzichtelijke factuur inclusief correcties
Daarnaast worden facturen direct elektronisch verwerkt in de administratie, waardoor het volledige proces sneller, betrouwbaarder en schaalbaarder wordt.
Waarom dit vooral interessant is voor infrastructuur en field service
Organisaties die werken met:
- onderaannemers
- monteurs
- onderhoudspartijen
- tijdregistraties
- projectlocaties
- periodieke werkzaamheden
hebben vaak te maken met grote aantallen terugkerende transacties en controles.
Juist daar levert selfbilling de grootste winst op.
Door data direct vanuit bestaande systemen of registraties te verwerken, ontstaat een volledig geautomatiseerd facturatieproces zonder losse handmatige facturen.
Van administratie naar controle
Selfbilling draait niet alleen om sneller factureren.
Het draait om:
- grip op processen
- betrouwbare data
- automatische verwerking
- schaalbaarheid
- minder administratieve druk
En precies daar maken geautomatiseerde selfbillingprocessen het verschil.