Van urenregistratie naar automatische facturatie

Veel organisaties werken dagelijks met monteurs, uitvoerders, installateurs of zelfstandige professionals die hun uren registreren in externe systemen. Denk aan field service, onderhoud, installatiebedrijven of organisaties met grote netwerken van ZZP’ers.

Hoewel urenregistratie vaak digitaal plaatsvindt, blijft de facturatie in veel gevallen verrassend handmatig.

Aan het einde van de maand moeten uren worden gecontroleerd, verzameld en verwerkt in losse facturen. Vervolgens moeten deze facturen weer gecontroleerd, geboekt en gekoppeld worden aan de juiste projecten, kostenplaatsen en grootboekrekeningen.

Zeker wanneer tientallen of honderden uitvoerders betrokken zijn, ontstaat al snel een foutgevoelig en tijdrovend proces.

Het probleem met handmatige facturatie

In veel organisaties werkt iedere uitvoerder of leverancier op zijn eigen manier:

• urenregistraties in verschillende systemen
• Excel-overzichten
• handmatig gemaakte facturen
• verschillende formats en layouts
• correcties achteraf

Dat betekent dat finance-afdelingen iedere maand opnieuw grote aantallen facturen handmatig moeten controleren en verwerken.

Niet alleen kost dit veel tijd, het zorgt ook voor:

• fouten in bedragen of uren
• verkeerde kostenplaatsen
• discussies over prestaties
• vertraging in verwerking en betaling

Automatisch factureren vanuit urenregistratie

Met eSelfBilling worden urenregistraties automatisch verwerkt tot facturen.

Data uit systemen voor tijdregistratie, planning of field service wordt automatisch opgehaald en gekoppeld aan:

• leveranciers
• projecten
• tarieven
• contractafspraken
• kostenplaatsen

Vervolgens genereert eSelfBilling automatisch facturen namens de uitvoerende partijen.

Hierdoor ontstaat één gestroomlijnd proces zonder losse handmatige facturen of controles.

Minder administratie, meer controle

Door automatische verwerking van urenregistraties ontstaat:

• minder administratieve druk
• snellere verwerking
• minder fouten
• meer inzicht per project
• directe verwerking via Peppol

Facturen worden automatisch voorzien van de juiste financiële gegevens en kunnen direct verwerkt worden in het ERP- of boekhoudsysteem.

Daardoor hoeven finance-teams niet langer handmatig tientallen of honderden facturen te controleren.

Schaalbaar voor groeiende organisaties

Vooral organisaties met grote netwerken van monteurs, onderaannemers of zelfstandige professionals profiteren van geautomatiseerde selfbilling.

Naarmate het aantal projecten, uitvoerders en registraties groeit, groeit de administratie normaal gesproken mee.

Met eSelfBilling blijft het proces beheersbaar en schaalbaar — zonder extra handmatig werk.

Van losse facturen naar één geautomatiseerd proces

Selfbilling draait niet alleen om het automatisch genereren van facturen.

Het draait om:

• slimmere processen
• betrouwbare data
• minder handmatig werk
• snellere verwerking
• meer grip op projecten en kosten

En juist daarom wordt automatische selfbilling steeds belangrijker voor organisaties die werken met urenregistraties en grote aantallen uitvoerende partijen.