Wat is selfbilling? Alles wat u moet weten over automatisch factureren namens leveranciers
Selfbilling is een facturatiemethode waarbij niet de leverancier, maar de afnemer de factuur opstelt. Op basis van vooraf overeengekomen tarieven, uitgevoerde prestaties of geleverde goederen wordt automatisch een correcte factuur gegenereerd namens de leverancier.
Waar een traditionele leverancier eerst een factuur opstelt, verstuurt en eventuele correcties moet verwerken, draait selfbilling dit proces om. De afnemer beschikt immers al over de benodigde gegevens en kan daardoor direct een juiste factuur genereren.
Vooral organisaties die werken met grote aantallen leveranciers, onderaannemers, zzp'ers of terugkerende prestaties besparen hiermee veel tijd en administratief werk.
Hoe werkt selfbilling?
Bij selfbilling worden alle benodigde gegevens eerst verzameld vanuit bestaande systemen. Denk aan urenregistraties, projectadministraties, onderhoudssystemen, ERP-software of andere operationele applicaties.
Op basis van deze gegevens wordt automatisch bepaald:
- welke prestaties zijn geleverd
- welke tarieven van toepassing zijn
- welke kostenplaatsen gebruikt moeten worden
- welke btw-regels gelden
- welke correcties verwerkt moeten worden
Vervolgens wordt automatisch een factuur opgesteld namens de leverancier. Deze kan digitaal worden verzonden via e-mail of direct via Peppol, waarna de factuur automatisch wordt verwerkt in de financiële administratie.
Wat zijn de voordelen van selfbilling?
Selfbilling biedt voordelen voor zowel de opdrachtgever als de leverancier.
Voor opdrachtgevers betekent het onder andere:
- veel minder handmatig controlewerk
- snellere factuurverwerking
- minder fouten en discussies
- volledige controle over het facturatieproces
- automatische boeking op de juiste financiële gegevens
Ook leveranciers profiteren. Zij hoeven geen facturen meer op te stellen, hebben minder administratieve lasten en ontvangen sneller een correcte factuur waarop direct kan worden uitbetaald.
Voor welke organisaties is selfbilling interessant?
Selfbilling is vooral interessant voor organisaties die iedere maand grote aantallen prestaties of transacties verwerken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- bouw- en infrastructuurbedrijven
- telecom en netwerkbeheer
- detachering en staffing
- zorginstellingen
- logistiek en transport
- energie- en onderhoudsbedrijven
- organisaties met veel onderaannemers of zzp'ers
Juist wanneer tientallen of honderden leveranciers iedere maand vergelijkbare werkzaamheden uitvoeren, levert automatisering enorme tijdswinst op.
Selfbilling en Peppol
Moderne selfbilling-oplossingen werken steeds vaker samen met Peppol. Dit internationale netwerk maakt het mogelijk om facturen veilig, gecontroleerd en volledig digitaal uit te wisselen tussen organisaties.
Nadat een selfbillingfactuur automatisch is gegenereerd, kan deze direct via Peppol worden verzonden. Hierdoor vervallen handmatige e-mails, losse PDF-bestanden en foutgevoelige importprocessen.
Daarnaast voldoen organisaties eenvoudiger aan steeds strengere eisen rondom elektronische facturatie en internationale standaarden zoals UBL en Peppol BIS Billing.
Van administratief proces naar geautomatiseerde workflow
Selfbilling gaat verder dan alleen het automatisch aanmaken van facturen. Een moderne oplossing automatiseert de volledige keten: van het verzamelen van gegevens tot de financiële verwerking.
Hierbij kunnen onder andere automatisch worden verwerkt:
- urenregistraties
- projectgegevens
- werkbonnen
- prestatieregistraties
- correcties en creditregels
- kostenplaatsen en grootboekrekeningen
Hierdoor ontstaat één gestroomlijnd proces waarin controles grotendeels automatisch plaatsvinden en medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen in plaats van routinematig administratief werk.
Waarom kiezen organisaties voor BaS eSelfBilling?
BaS eSelfBilling automatiseert het volledige selfbillingproces. Gegevens uit ERP-systemen, urenregistraties, projectadministraties en andere bronsystemen worden automatisch samengebracht, gecontroleerd en omgezet naar correcte selfbillingfacturen.
Facturen kunnen vervolgens worden verzonden via e-mail of rechtstreeks via Peppol en automatisch worden verwerkt in de financiële administratie.
Het resultaat is een sneller, betrouwbaarder en volledig controleerbaar facturatieproces met minder administratieve werkzaamheden, minder fouten en meer grip op de gehele leveranciersfacturatie.