Het verschil tussen Selfbilling, eSelfBilling en e-Invoicing
De termen selfbilling, eSelfBilling en e-Invoicing worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch beschrijven ze drie verschillende onderdelen van het facturatieproces.
Waar selfbilling gaat over wie de factuur opstelt, draait e-Invoicing om hoe een factuur wordt verzonden. eSelfBilling combineert beide en automatiseert het volledige proces van registratie tot verwerking.
Voor organisaties die werken met veel leveranciers, onderaannemers, zzp'ers of periodieke prestaties is het belangrijk dit onderscheid te kennen. Juist dan ontstaat de grootste winst door processen volledig te automatiseren.
Wat is Selfbilling?
Selfbilling is een facturatiemethode waarbij de opdrachtgever de factuur opstelt namens de leverancier. De leverancier verstuurt dus zelf geen factuur.
In plaats daarvan gebruikt de opdrachtgever de beschikbare gegevens, zoals uitgevoerde werkzaamheden, uren, aantallen of contractafspraken, om automatisch een correcte factuur te genereren.
Selfbilling wordt veel toegepast in sectoren waar grote aantallen prestaties moeten worden afgerekend, zoals:
- bouw en infrastructuur
- detachering en staffing
- logistiek en transport
- zorginstellingen
- telecom en field service
Het grote voordeel is dat beide partijen uitgaan van dezelfde brongegevens. Hierdoor ontstaan minder verschillen, minder correcties en minder administratief werk.
Wat is e-Invoicing?
e-Invoicing betekent dat facturen elektronisch worden uitgewisseld tussen organisaties in een gestructureerd digitaal formaat. Daarbij gaat het niet om een PDF per e-mail, maar om een digitale factuur die rechtstreeks door software kan worden verwerkt.
Steeds vaker gebeurt dit via het internationale Peppol-netwerk, waarbij facturen voldoen aan standaarden zoals UBL en Peppol BIS Billing.
De voordelen van e-Invoicing zijn onder andere:
- geen handmatige invoer
- minder fouten
- snellere verwerking
- hogere datakwaliteit
- betere internationale uitwisseling
Belangrijk om te weten is dat e-Invoicing niets zegt over wie de factuur opstelt. Het beschrijft uitsluitend de manier waarop een factuur digitaal wordt verzonden en verwerkt.
Wat is eSelfBilling?
eSelfBilling gaat een stap verder. Het combineert selfbilling met volledige digitale automatisering.
Niet alleen wordt de factuur automatisch opgesteld namens de leverancier, ook alle onderliggende processen worden geautomatiseerd.
Denk hierbij aan:
- importeren van prestaties en registraties
- automatische controles en validaties
- tarief- en contractcontroles
- verwerking van correcties
- genereren van de factuur
- verzending via e-mail of Peppol
- automatische verwerking in ERP of boekhouding
Hierdoor ontstaat één volledig geautomatiseerd proces zonder losse Excel-bestanden, handmatige controles of dubbele administratieve werkzaamheden.
De verschillen op een rij
Hoewel de begrippen nauw met elkaar verbonden zijn, hebben ze ieder een eigen betekenis.
- Selfbilling bepaalt wie de factuur opstelt: de opdrachtgever.
- e-Invoicing bepaalt hoe de factuur digitaal wordt uitgewisseld.
- eSelfBilling automatiseert het volledige proces van gegevensverwerking tot digitale verzending en boeking.
In de praktijk vullen deze drie elkaar aan. Een organisatie kan selfbilling toepassen zonder e-Invoicing, of juist e-Invoicing gebruiken voor traditionele leveranciersfacturen. De grootste efficiëntiewinst ontstaat wanneer beide worden gecombineerd binnen één geautomatiseerd platform.
Waarom kiezen steeds meer organisaties voor eSelfBilling?
Organisaties verwerken steeds grotere hoeveelheden gegevens, leveranciers en transacties. Handmatig controleren en factureren kost veel tijd en vergroot de kans op fouten.
Met eSelfBilling worden registraties automatisch verzameld, gecontroleerd en omgezet naar correcte facturen. Door de koppeling met ERP-systemen, urenregistraties, projectadministraties en Peppol ontstaat één geïntegreerde factuurstroom.
Dat levert onder meer op:
- aanzienlijk minder administratief werk
- snellere verwerking van leveranciersfacturen
- minder correcties en discussies
- meer controle over contracten en prestaties
- volledig digitale verwerking via Peppol
- betere schaalbaarheid bij groeiende organisaties
Conclusie
Selfbilling, eSelfBilling en e-Invoicing zijn geen synoniemen, maar verschillende onderdelen van hetzelfde proces.
Selfbilling bepaalt wie factureert. e-Invoicing bepaalt hoe de factuur wordt uitgewisseld. eSelfBilling brengt beide samen en automatiseert het complete proces van registratie, controle, facturatie en verwerking.
Voor organisaties die werken met grote aantallen leveranciers, terugkerende prestaties of complexe contractafspraken biedt eSelfBilling de grootste voordelen: minder handmatig werk, meer controle en een toekomstbestendig facturatieproces.